如何正确进行函证操作？

在审计工作等相关领域，常常会涉及到一个重要的操作——函证。但很多人对于如何函证却并不十分清楚，下面就来详细说一说。

函证的概念及目的

函证，简单来说，就是审计人员直接发函给被审计单位的债权人、债务人、其他相关单位或个人，要求其对某一特定事项进行确认并回函的一种审计程序。其主要目的在于获取可靠的外部证据，以证实被审计单位会计记录所含信息的真实性、完整性等。比如核实应收账款的金额是否准确，就可以通过向欠款方发函询问具体欠款数额来确认。

函证的准备工作

首先要确定函证的对象。这需要依据审计的具体需求和被审计项目的特点来挑选。像应收账款审计，那自然是要向欠款的客户发函。接着要准备好函证的内容，务必清晰、准确且完整。应包含被审计单位的相关信息、函证的具体事项、要求对方确认回复的方式及截止日期等。同时，还要注意函证的格式规范，一般有肯定式函证和否定式函证两种常见格式，要根据实际情况合理选用。

函证的发出与跟踪

函证准备妥当后，就可以按选定的方式发出了，常见的有邮寄、传真、电子邮件等方式。发出后要做好跟踪记录，留意函证是否被对方成功接收。若一段时间后未收到回函，要及时采取措施，比如再次发函或者通过电话等其他方式与对方沟通询问情况，确保能得到有效的回复。

函证回函的处理

当收到回函后，要仔细核对回函内容与函证事项是否相符。若相符，可作为有力的审计证据进行整理归档；若存在不符情况，则要进一步调查分析原因，看是被审计单位记录有误还是对方回复有误等，必要时要重新发函核实或采取其他审计程序来查明真相。

函证是一项在审计等工作中十分重要且有着规范流程的操作。了解如何正确进行函证，对于保证审计工作的质量、准确核实相关信息等都有着至关重要的作用。