在企业的日常运营中，经常会遇到员工因公产生费用需要报销的情况，而这些报销该如何准确地进行做账处理呢？这是很多财务人员以及企业管理者都较为关心的问题。
明确报销的类别
首先要清楚不同类型的报销。常见的有差旅费报销，比如员工出差期间的交通、住宿、餐饮等费用；业务招待费报销，用于招待客户产生的餐饮、礼品等支出；办公用品采购报销，购买办公所需的文具、设备等的花费。不同类别的报销在做账时的处理方式会有所不同。例如差旅费中的交通费用，若是乘坐飞机、高铁等取得的正规发票，可按照发票金额计入差旅费明细科目；而业务招待费在企业所得税汇算清缴时，还有扣除比例的限制，一般按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。
收集和审核报销凭证
报销做账的关键在于有合法合规的报销凭证。员工提交报销申请时，必须附上相关的发票、收据等凭证。财务人员要仔细审核这些凭证，确保其真实性、完整性和合法性。比如发票要符合税务规定，有清晰的发票号码、开票日期、购买方和销售方信息、金额及税率等内容。对于不符合要求的凭证，要及时要求员工补充或更换。只有审核通过的凭证，才能作为做账的依据。像办公用品采购报销，若只提供了一张手写的无盖章收据，是不能作为有效凭证进行做账的，必须要有正规的发票才行。
确定记账分录
根据报销的类别和审核通过的凭证，来确定具体的记账分录。以差旅费报销为例，如果员工预借了差旅费，在借款时应借记“其他应收款——XX员工”，贷记“银行存款”等科目。当员工出差回来报销时，若实际花费小于预借款项，应借记“管理费用——差旅费”（按照实际花费金额）、“库存现金”（预借款项与实际花费的差额），贷记“其他应收款——XX员工”（预借款金额）。若是办公用品采购报销，且通过银行转账支付，在取得发票后，应借记“管理费用——办公费”，贷记“银行存款”。
做好报销的做账工作，对于企业准确反映财务状况、合理控制成本等都有着重要意义。清楚报销的类别，严格审核凭证，准确确定记账分录，才能确保报销做账的规范与准确，让企业的财务账目清晰明了。
