在企业的财务管理中，常常会涉及到一个概念叫备用金。那什么是备用金呢？简单来说，备用金就是企业拨付给内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。比如，员工因公务需要临时外出办事，可能会产生一些诸如交通费、小额办公用品采购费等零碎支出，这时候备用金就能派上用场了，它能确保这些临时性的小额开支可以及时得到支付，而无需每次都走繁琐的常规报销流程。
备用金的设立与拨付
企业在设立备用金时，通常会根据自身的经营规模、业务特点以及以往类似支出的情况等来确定一个合适的备用金金额。这个金额既要能满足日常零星开支的需求，又不能过高导致资金闲置浪费。确定好金额后，就会按照规定的流程将备用金拨付给相应的用款单位或个人。一般是以现金形式发放，或者通过银行转账等方式，使其可以支配这笔款项用于规定范围内的开支。
备用金在会计上的账务处理
在会计核算方面，备用金的管理也有一套规范的做法。当拨付备用金时，会借记“其他应收款——备用金”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。这一步骤是明确记录了企业将资金以备用金的形式借给了相关用款人或单位。而当用款人使用备用金进行了实际开支后，会凭借合法有效的票据等来报销。如果报销金额小于备用金金额，那么在报销时，会借记相关费用科目（比如“管理费用”等，根据实际开支用途确定），贷记“其他应收款——备用金”科目，同时将剩余备用金交回企业，这时还要借记“库存现金”，贷记“其他应收款——备用金”；要是报销金额正好等于备用金金额，那就只需借记相关费用科目，贷记“其他应收款——备用金”；要是报销金额大于备用金金额，企业除了按上述处理报销金额等于备用金金额的账务外，还需额外支付超出部分的款项给用款人，这时要借记相关费用科目，贷记“其他应收款——备用金”和“库存现金”（支付超出部分）。
备用金的定期清查与管理监督
为了确保备用金的合理使用和安全，企业还需要对备用金进行定期的清查。一方面要核对备用金的实际余额与账面余额是否相符，查看是否存在未及时报销、挪用等情况。另一方面，要对备用金的使用范围进行监督，确保其只用于规定的零星开支项目，而不是被挪作他用。一旦发现问题，要及时采取措施进行纠正和处理，比如要求用款人尽快补齐手续、追回被挪用的款项等，以维护企业财务管理的规范和严谨。
备用金在企业的日常运营中扮演着重要的角色，它为企业处理零星开支提供了便利，但同时在会计上也需要严格按照相关规定进行管理，从设立、账务处理到定期清查监督等各个环节都不容忽视，这样才能保证企业资金的合理使用和财务状况的清晰准确。
